Terugblik themasessie ‘Implementeren doe je zo’

Het was even dringen in de mock-up aan de Heijenoordseweg in Arnhem. Op deze plek vond de themasessie ‘Implementeren doe je zo’ plaats. Er waren zo’n 40 geïnteresseerden aanwezig om zich te laten inspireren over innovatie in de zorg. Wat is er voor nodig om zorginnovaties succesvol te implementeren? Aan de hand van praktische toepassingen werd dit besproken. En vanuit hun eigen perspectief deelden drie sprekers hun kijk op het onderwerp. Een terugblik.

“Het verloopt nooit precies volgens plan.”

Na het welkomstwoord van Jorrit Ebben, medeoprichter van Academy Het Dorp, trapte Martijn Rademakers de middag af. Zo’n twee jaar geleden begon hij met de ontwikkeling van Tonos Care, een digitale tool die ondersteuning biedt bij het slim inzetten van zorgpersoneel. Na een periode van testen en ontwikkelen, wordt er inmiddels bij verschillende zorginstellingen een proefversie gebruikt. Hét ideale moment om de belangrijkste implementatielessen met een groter publiek te delen. “Want ja… Implementeren, dat is wel een dingetje”, geeft Martijn aan. “Om een tool te kunnen ontwikkelen die écht meerwaarde heeft, moet je voldoende kennis van de zorgsector hebben. Zonder kennis van de details, wordt het een lastig verhaal. Daarom hebben wij er voor gekozen om de tool te bouwen in co-creatie met een gebruikersraad. Een andere belangrijke les is dat een implementatie nooit precies verloopt zoals gepland. Het is een proces waarbij je constant dingen probeert en soms tegen een tegenslag aanloopt. Maar uiteindelijk zorgt dit er juist voor dat je mogelijkheden ontdekt waar je vooraf niet aan had gedacht.”

“Stel de eindgebruiker altijd centraal.”

Michel Peters, manager informatie en technologie bij Siza, nam in 2017 de taak op zich om het elektronisch cliëntendossier (ECD) van Siza te moderniseren: “Toen ik binnenkwam, trof ik een systeem aan dat aardig was verouderd. Als er een update was, kostte het soms veel tijd om de boel weer aan de praat te krijgen. Bovendien sloot het oude ECD-systeem niet aan op de behoefte van de zorgcollega’s en cliënten. De eerste stap richting het nieuwe ECD was het bekijken van de huidige situatie: wat gaat op dit moment goed of minder goed? En wat is ervoor nodig om tot de gewenste situatie te komen? Om deze vragen beantwoord te krijgen, zijn we samen met 250 eindgebruikers gesprekken gaan voeren. Over hun wensen, maar ook over hun zorgen. Een verandering gaat namelijk altijd gepaard met onzekerheid. Om een nieuwe oplossing goed te laten landen, is het belangrijk dat je de relatie met de gebruiker centraal stelt. De één accepteert een verandering nu eenmaal sneller dan de ander. Met ongeveer 15 eindgebruikers werd een zogenaamd ‘designteam’ samengesteld. Dit team kwam 30 weken lang met regelmaat samen om tot een passende inrichting van het proces en het nieuwe systeem te komen.” “Om een zo groot mogelijk draagvlak te creëren, besloten we daarnaast om de lanceringscampagne van het nieuwe ECD groots aan te pakken. Een campagneteam reed met een busje – voorzien van zwaailichten – langs alle locaties om iedereen goed te informeren over de komst van het nieuwe dossier. Tijdens deze bezoeken kregen we ook een beeld van de bijzonderheden per locaties waar we rekening mee moesten houden tijdens de verhuizing van het oude naar het nieuwe dossier. Na ingebruikname werden er vervolgens zes ‘ECD-butlers’ aangewezen die ieder gekoppeld zijn aan een reeks van zorgteams. Deze butlers zijn begeleiders of behandelaren die tijd krijgen om enerzijds voor kennistransfer te zorgen en anderzijds te onderzoeken waarom het ECD-systeem of proces niet gevolgd wordt zoals bedoeld. Op basis van hun analyse worden verbeteringen in gang gezet. Een implementatie is namelijk een continu proces dat eigenlijk nooit helemaal af is. De kunst is om elke stap behapbaar, maar toch uitdagend te maken. ”

“Ga het gesprek aan.”

Het laatste deel van het drieluik werd ingevuld door Sjors Groeneveld. Als practor zorg en technologie geeft hij richting aan de activiteiten van het practoraat Tech@doptie. Dit is een samenwerkingsverband tussen onderwijs, werkveld en overheid. Het doel van deze samenwerking is het verbinden van zorg en technologie en het opleiden van (toekomstige) zorgprofessionals bij het gebruiken van deze technologie. Sjors: “We zijn dit project gestart omdat we merkten dat sommige zorgprofessionals niet goed weten wat ze met alle nieuwe technologische innovaties aan moeten. Soms zijn medewerkers bang dat nieuwe technologie ten koste gaat van de kwaliteit van de zorg. Ook vragen veel professionals zich af of ze wel voldoende tijd krijgen om met nieuwe technologie om te leren gaan. We hebben bovendien mensen gesproken die bang zijn dat ze door al die nieuwe technologieën het plezier in hun werk zullen verliezen.”

“Zomaar een nieuwe oplossing implementeren, zonder ondersteuning en aandacht voor de acceptatie, gaat dan ook niet werken. De vraag is dus hoe je medewerkers wél kunt motiveren om de nieuwe technologie te gebruiken. Met Tech@doptie hebben we een spel ontwikkeld om op een toegankelijke manier het gesprek met zorgmedewerkers aan te gaan over de invloed van technologie op hun werk. Op basis van informatie die we door dit spel hebben verzameld, konden we vaststellen wat de belangrijkste knelpunten zijn bij het in gebruik nemen van nieuwe technologie. Ook hebben we onderzocht welke competenties een zorgmedewerker nodig heeft om aan de slag te kunnen. Verder hebben we gekeken wat organisaties zelf kunnen doen om technologie goed in te kunnen zetten.”

“Op basis van al deze inzichten hebben we een leerarrangement ontwikkeld, waarmee zorginstellingen in staat zijn om succesvol aan de slag te gaan met nieuwe technologie. Binnen dit leerarrangement maken we onderscheid tussen ‘teamleden’ en ‘voorlopers’. Voor de laatste groep is een belangrijke taak weggelegd. Zij vormen de verbinding tussen de eindgebruikers en de ontwikkelaars. Enerzijds zorgen ze ervoor dat het team om leert gaan met de technologie. Anderzijds geven ze de feedback vanuit het team terug aan de ontwikkelaars.”

Veel raakvlakken

Hoewel de sprekers het hoofdonderwerp vanuit verschillende invalshoeken benaderen, blijken er toch veel raakvlakken tussen hun verhalen te zijn. Alle drie zijn ze het erover eens dat een implementatie alleen succesvol is als eindgebruikers in het gehele proces worden betrokken: vanaf de eerste analyse tot en met de doorontwikkeling van de nieuwe technologie. Nadat alle vragen vanuit het publiek waren beantwoord, was het tijd voor de aansluitende borrel. Terwijl de bezoekers zich tegoed deden aan een hapje en een drankje, werd alle tijd genomen om nieuwe inzichten met elkaar te delen.

Over de themasessies van Academy Het Dorp

Themasessies van Academy Het Dorp dragen bij aan kennisdeling met onder meer bedrijfsleven en zorgorganisaties. Aan de hand van praktische toepassingen, worden onderwerpen rond het thema ‘innovatie in de zorg’ besproken. De volgende sessie bijwonen? Houd onze nieuwspagina en de nieuwsbrief in de gaten! Academy Het Dorp wil de sprekers, Martijn, Michel en Sjors en alle bezoekers van harte bedanken voor hun bijdrage aan deze geslaagde middag.

[bron: www.academyhetdorp.nl]

Deel dit artikel